TEMA 5.2 PROCESO DE CONTROL

domingo, 15 de febrero de 2009

Es el proceso de medir el desempeño actual comparándolo contra la estándares previamente establecidos y tomando acción gerencial para corregir aquellas desviaciones o normas inadecuadas. Consiste de cinco etapas, las cuales se describen a continuación:


Establecimiento de estandares

Identificar lo realizado de tal manera que no sólo se mida, sino que también se evalúe lo medido, enfocándose a todos los niveles de la pequeña empresa. Se debe emplear medidas para evaluar las funciones y actividades, tanto actuales como futuras, asegurándose de que tales medidas sean efectivas.


Medición


Esta etapa consiste en identificar que es lo que se ha logrado. Esto es importante porque proporciona la verdadera información objetiva que posteriormente se compara con el estándar. En la ejecución de este proceso es útil tener presentes los siguientes puntos:
a) Las mediciones sustituyen al criterio. No sólo es necesario medir, sino también evaluar lo que se ha medido.
b) Distribuir razonablemente las mediciones entre las varias actividades clave. Abstenerse de hacer todas las mediciones en el mismo nivel de la organización.
c) Seleccionar medidas para evaluar tanto las actividades actuales como las futuras.
d) Las mediciones que se aplican a un grupo, según lo ilustra una unidad orgánica pueden ser efectivas. La unidad no necesariamente debe ser un empleado individual.

La verdadera ejecución de la medición del funcionamiento se logra en muchas formas diferentes, tales como observaciones personales, datos estadísticos e informes, tanto verbales como escritos.


Comparación


En este paso se compara el funcionamiento actual de las actividades a controlar, con el patrón o estándar previamente establecido.

Una vez que se ha obtenido la información sobre el funcionamiento, el siguiente paso en el control consiste en comparar este funcionamiento con la norma o patrón. Con esto se evalúa el funcionamiento. Cuando existe alguna diferencia entre ambos, suele requerirse criterios para establecer la importancia de la diferencia. Es inadecuado fijar una variación rígida absoluta o incluso un intervalo de lo que se considere satisfactorio. Las desviaciones de la norma que sean relativamente pequeñas ameritan la aprobación del funcionamiento de algunas actividades, en tanto que en otros casos, una ligera desviación puede ser grave. El funcionario del control debe, en consecuencia, analizar, evaluar y juzgar los resultados como parte definida del proceso de control.

En términos generales, la comparación de lo hecho con las normas para ver si difieren, deberá efectuarse lo más cerca posible del lugar de trabajo, pues esto facilita la inspección, y ayuda a localizar lo que necesite corrección, con el resultado, de que las pérdidas sean mínimas. Sin embargo, cuando el criterio es lo principal para determinar la importancia de alguna desviación, puede ser necesaria cierta demora para obtener la información de control para la autoridad encargada de la decisión.

Corrección

Esta etapa es crucial para el proceso de control, ya que los esfuerzos están encaminados a que los resultados correspondan a los estándares. Cuando se descubren desviaciones se debe tomar una acción correctiva. Esta acción puede ser prevista, adelantándose a los hechos y ponerla en práctica inmediatamente como una acción preventiva y correctiva.

Siempre que se descubran variaciones importantes, éstas no sólo piden una acción inmediata y enérgica, sino que es imperativo aplicarla. El control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas, ajustes interminables o excepciones excesivas.

La acción correctiva la ejercen quienes tienen autoridad sobre el procedimiento actual. Puede implicar un cambio en el método para obtener la cantidad deseada o una nueva forma de determinar las dimensiones de las partes que se están produciendo para llenar los requisitos de control de calidad. En algunos casos puede bastar un cambio en la motivación. Puede ser útil la reimplantación del objetivo en la mente del empleado o la revisión de una política y de su aplicación.

Para el máximo de efectividad, el control debe ir acompañado de la responsabilidad individual y fija. Hacer a determinado individuo el responsable de los resultados que se esperan es el mejor medio para realizarlos. La responsabilidad individual fija tiende a hacer personal el trabajo. Lo convierte en su trabajo, en su responsabilidad para lograr un desempeño satisfactorio, y su responsabilidad para hacer cualesquiera correcciones que pudieran ser necesarias.

La acción remediadora es preferible a la acción correctiva. Es decir, este paso en el proceso de control implica algo más que andar a caza de dificultades para corregirlas. Debe discutirse la verdadera causa de la dificultad haciendo lo posible para eliminar el origen de la discrepancia.


Retroalimentación

La última etapa del proceso de control consiste en permitir que la salida del sistema de control se compare con la entrada del sistema, de tal manera que la acción de control apropiada se puede formar como alguna función de la entrada y la salida.

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