domingo, 15 de febrero de 2009
5.1.2 Concepto
Componentes del sistema. Dentro de los límites o fronteras se encuentra todo el sistema, que puede ser una sola entidad o estar constituido por muchos componentes. Cuando un componente de sistema es en sí mismo un sistema, se le llama subsistema. Un componente de sistema puede ser definido como una unidad que trabaja con otros componentes (subsistías) para lograr un fin específico, normalmente producir una salida (que puede ser la entrada de otra parte del sistema o a otro sistema completamente diferentes como se ve en la Fig. 3.6). Las operaciones de cada componente separan, combinan o modifican de algún modo las entradas para cambiar su identidad y originar una salida. En el sistema debe haber correlación entre los subsistías o componentes. Esto es, tiene que existir un medio de transferencia de información entre los componentes, de manera que cada uno pueda realizar su tarea. La información es transferida o coordinada entre los componentes o subsistemas a través de interfaces, los elementos de interconexión (o intermediarios) en los limites de un sistema (o subsistema) que dan paso a información a través de ellos. Una interfaz codifica o descodifica información (o bien, energía) a una forma que el sistema pueda utilizare En un sistema de calefacción, por ejemplo, un termostato es la interfaz que transmito al sistema la información acerca de la temperatura del ambiente, después de convertirla en una señal eléctrica que indica los cambios al sistema (encender o apagar la unidad de calefacción) o mantenerlo en su estado actual (encendido o apagado). De la misma manera, en un sistema de cómputo, un canal de datos sirve como interfaz entre la unidad central de procesamiento y los dispositivos de entrada En un proceso electoral, una máquina contadora de Votos o una urna para las papeletas sirve como intermediario o interfaz entre el sistema legislativo y el entorno de votantes y otros ciudadanos. Los votos son las entradas y la aprobación o el rechazo de ciertas leyes o candidatos es la salida.
Niveles de los sistemas
Puesto que los componentes de un sistema particular pueden ser en sí también sistemas, deben ser ordenados jerárquicamente. Por ejemplo, un automóviles un sistema de muchos niveles, debido a que contiene un sistema locomotor, dentro del cual hay un sistema de combustión, un sistema de carburación Y otros. Por lo canto, para un estudio significativo es necesario especificar los niveles de los sistemas que son de interés para nuestra investigación.
Control de los sistemas
El control del sistema es un problema importante de la administración de las organizaciones. Si el sistema no está bajo control, no cumple de manera eficaz con sus funciones. El control es el proceso que mide el funcionamiento actual y lo guía hacia una meta predeterminada. Los sistemas pueden ser controlados según diferentes grados de complejidad. El control en los sistemas es esencial para tener una actividad y una existencia continuas.
Elementos de control esenciales
En cualquier sistema o proceso que está siendo controlado, hay diferentes elementos claves de control. La forma particular que estos elementos pueden tomar varía de sistema a sistema, pero siempre existen. Los elementos esenciales son:
1. Una meta (propósito, objetivo o norma) predeterminada.
2. Un medio para efectuar la medición del funcionamiento o rendimiento.
3. Un medio para efectuar la comparación, a fin de detectar divergencias respecto del punto 1.
4. Un medio para llevar a cabo la corrección y el ajuste.
Dentro de cualquier sistema debe conocerse el rendimiento esperado; es decir, debe saberse cuáles deben ser los resultados de un proceso, El resultado deseado la meta, el propósito, norma u objetivo- puede ser un valor cuantitativo en particular, un intervalo o margen de valores o una determinada actividad. Por ejemplo, el objetivo de un sistema de mercadotecnia puede ser obtener ventas por 550 millones en un año, en un sistema de control de calidad en la fabricación puede haber diferentes objetivos: (1) mantener la tasa de defectos en artículos manufacturados por debajo de 2%, y (2) eliminar todos los artículos defectuosos de la línea final de producción. Existen muchas técnicas para determinar las metas, objetivos y normas. El sistema no aprecia el valor o cuán apropiada es la meta. Solamente proporciona los medios con los cuales se dirigen hacia ese objetivo las actividades v los procesos.
Un sistema debe contar con el medio para medir su funcionamiento. Tal elemento con frecuencia es el más difícil de desarrollar en un sistema artificial, pues el instrumento de medición no debe afectar al sistema mientras es medido. La precisión de las medidas varía de sistema a sistema mal pero en todos ¡os casos tales valores deben estar en las unidades establecidas en los objetivos predeterminados. Por lo tanto, si se mide el porcentaje de defectos en cierto tipo de línea de producción que cuenta con un tipo específico de equipo, la medida debe ser comparada con una norma relacionada con la misma clase de proceso de producción y el mismo equipo. No sería a~ comparar la operación con la de un competidor que utilizara diferentes procesos y distinto equipo.
La comparación del funcionamiento real con una meta predeterminada es el tercer paso en la operación de control. La discrepancia o variación con respecto al estándar indica que, hasta cierto punto, el sistema no está operando tan bien corno debiera. Sin embargo, como es de esperar que haya discrepancias en cualquier actividad, llega a ser importante determinar qué grado de variación es tolerable. Por ejemplo, si el objetivo del control de producción es mantener las partes defectuosas al 1% y el número real de tales piezas es 1.01%, probablemente se diría que se tiene una variación aceptable respecto de la norma. Sin embargo, si el número de defectos se acerca al 2%, es posible que la variación no será tolerable.
Finalmente, el sistema debe ser capaz de efectuar una acción correctiva y hacer los ajustes necesarios al proceso cuando se detecta una variación significativa. La clase de cambio aceptable dependerá de las características del sistema. En el ejemplo de la producción, cambios en el equipo o en el personal que utiliza ese equipo pueden ser necesarios. Sin embargo, la aceleración en el proceso de producción no sería apreciable. Los ajustes deben realizarse únicamente cuando sean requeridos. Hacer cambios innecesarios sería tan grave y tan costoso como dejar de hacer los necesarios. Por tanto, las Posibles correcciones a la línea de producción deben hacen, e sólo cuando la variación en los defectos sea significativamente discrepante de los estándares o normas.
La introducción de elementos de control en cualquier sistema, especialmente aquel que implica la interacción humana, puede llevar a una resistencia potencial a todo el procedimiento de control. A resistencia, que es una forma de comportamiento impropio o disfuncional (comportamiento que no contribuye a las metas de la organización) puede aminorar el valor del procedimiento de control. Por ejemplo, el agregar un nuevo sistema de control en la línea de producción posiblemente disgustaría a los empleados, y ocasionaría un trabajo de menor calidad y con mayor porcentaje dialectos
La información es necesaria para activar el proceso de control. Y también lo es la retroalimentación (o realimentación). Esta operación consiste en la información respecto al funcionamiento de un sistema, que es introducida o aplicada como entrada para ayudar al ajuste de las actividades del sistema.
Retroalimentación y ciclo de retroalimentación
Dos tipos de retroalimentación o realimentación (feekack) son importantes en las actividades del sistema, Y ambos están relacionados con el control de este último. La retroalimentación negativa es una del tipo correctivo que ayuda a mantener el sistema dentro de un margen crítico de operación, Y reduce las fluctuaciones de rendimiento respecto de las normas o estándares. La retroalimentación negativa se efectúa mediante un lazo o ciclo de control, un sensor detecta el efecto de la salida sobre el medio exterior; esta información es aplicada al sistema como entrada, y los ajustes necesarios se efectúan de acuerdo con las metas predeterminadas. El mecanismo automático de sensado o detección en el sistema operativo de un misil (o cohete) opera con base en una retroalimentación negativa para asegurar que el proyectil autopropulsado se mantenga en el curso debido. Si el cohete debe cambiar de dirección, una señal al mecanismo de control resultará en una corrección del curso o trayectoria.
Contrariamente a la retroalimentación negativa, que es de carácter correctivo, la retroalimentación Positiva refuerza la operación de un sistema, haciendo que continúe con el mismo rendimiento y sin alterar sus actividades. Un sistema de producción que recibe corno entrada una orden de la gerencia para continuar la producción de artículos a la misma velocidad que la semana pasada, estaría recibiendo retroalimentación positiva.
Los sistemas en la administración
Los principios de la teoría general de sistemas y del control de sistemas, tienen muchas aplicaciones en la administración de las organizaciones. Puesto que una entidad corporativa está continuamente interactuando con su entorno en los aspectos de mercadeo, abasto y regulación, es un sistema abierto. Dentro de la empresa hay subsistemas fácilmente identificables (por ejemplo, los sistemas de contabilidad, de producción y cualesquiera sistemas de información computadorizados). Sin embargo, todos los subsistemas deben interactuar con los otros sistemas de la empresa. Un sistema de información que abarque a toda la entidad corporativa es una red que recibe entradas v produce salidas para todas las partes de la organización. De la misma manera, un sistema de contabilidad proporciona a todas las partes de la organización información acerca de las operaciones y las actividades.
Típicamente, cualquier sistema o subsistema en una empresa es un sistema abierto. Sin embargo, las empresas a menudo desarrollan sistemas que se parecen a lo que han llamado anteriormente "sistemas cerrados`. Sistemas que tengan algunas aptitudes de autorregulación es decir, que sean sistemas parcialmente cerrados- pueden ser útiles en la administración. En la producción y en el control de procesos, por ejemplo, un sistema de control que vigile o monitoree continuamente las actividades de producción y haga los ajustes necesarios sin intervención humana puede ser muy deseable. Eliminando la necesidad de una constante intermediación humana pueden reducirse los costos de personal e incluso llevar al mejor control del proceso. Si se integran adecuadamente las computadoras al control, midiendo automáticamente el rendimiento y haciendo los ajustes necesarios, el trabajo puede efectuarse más eficazmente. En otras palabras, es conveniente un sistema de, control que contenga `una sucesión cerrada" de pasos para mantener el control de un sistema. Si un monitor se instala en la línea de conducción de un líquido para mantener un flujo constante a una presión constante, y si el sistema está programado para efectuar los necesarios ajustes a las válvulas, el sistema puede considerarse cerrado. Sin embargo, no lo es totalmente, La intervención humana todavía es necesaria cuando los monitores detectan condiciones inusitadas o imprevistas, o bien cuando falle un componente del sistema.
Muchos sistemas de inventario están diseñados teniendo en mente un sistema de control de ciclo cerrado. Por ejemplo, si una cantidad de existencias en almacén o una cantidad a reordenar se integran en el mecanismo de control del inventario, un programa de computadora en el sistema genera automáticamente una orden estándar siempre que el inventario alcance el nivel mínimo especificado. Como existe un monitoreo continuo en los niveles del inventario y un ajuste de las cantidades a ordenar, y como el sistema es capaz de emitir una orden de compra en forma automática, se dice que es casi cerrado, pues algún trabajo se puede Nevar a cabo sin la intervención humana. Sin embargo, los gerentes generales y de compras deben intervenir, por ejemplo, cuando la mercancía se pone a la venta, cuando grandes cantidades no usuales de un artículo deben ser ordenadas o cuando los artículos queden descontinuados. Cada una de estas situaciones, que no son raras en los procedimientos de control de inventario, requieren la intervención humana, y por lo tanto, afectan la integridad de un sistema cerrado.
El concepto de sistema de control de ciclo cerrado para la administración está recibiendo cada vez más atención. Los constantes adelantos en la tecnología han hecho posible que las tareas repetitivas y rutinarias de un administrador puedan ser automatizadas. Este tema reaparecerá frecuentemente en las descripciones que siguen.
1. Una meta (propósito, objetivo o norma) predeterminada.
2. Un medio para efectuar la medición del funcionamiento o rendimiento.
3. Un medio para efectuar la comparación, a fin de detectar divergencias respecto del punto 1.
4. Un medio para llevar a cabo la corrección y el ajuste.
Dentro de cualquier sistema debe conocerse el rendimiento esperado; es decir, debe saberse cuáles deben ser los resultados de un proceso, El resultado deseado la meta, el propósito, norma u objetivo- puede ser un valor cuantitativo en particular, un intervalo o margen de valores o una determinada actividad. Por ejemplo, el objetivo de un sistema de mercadotecnia puede ser obtener ventas por 550 millones en un año, en un sistema de control de calidad en la fabricación puede haber diferentes objetivos: (1) mantener la tasa de defectos en artículos manufacturados por debajo de 2%, y (2) eliminar todos los artículos defectuosos de la línea final de producción. Existen muchas técnicas para determinar las metas, objetivos y normas. El sistema no aprecia el valor o cuán apropiada es la meta. Solamente proporciona los medios con los cuales se dirigen hacia ese objetivo las actividades v los procesos.
Un sistema debe contar con el medio para medir su funcionamiento. Tal elemento con frecuencia es el más difícil de desarrollar en un sistema artificial, pues el instrumento de medición no debe afectar al sistema mientras es medido. La precisión de las medidas varía de sistema a sistema mal pero en todos ¡os casos tales valores deben estar en las unidades establecidas en los objetivos predeterminados. Por lo tanto, si se mide el porcentaje de defectos en cierto tipo de línea de producción que cuenta con un tipo específico de equipo, la medida debe ser comparada con una norma relacionada con la misma clase de proceso de producción y el mismo equipo. No sería a~ comparar la operación con la de un competidor que utilizara diferentes procesos y distinto equipo.
La comparación del funcionamiento real con una meta predeterminada es el tercer paso en la operación de control. La discrepancia o variación con respecto al estándar indica que, hasta cierto punto, el sistema no está operando tan bien corno debiera. Sin embargo, como es de esperar que haya discrepancias en cualquier actividad, llega a ser importante determinar qué grado de variación es tolerable. Por ejemplo, si el objetivo del control de producción es mantener las partes defectuosas al 1% y el número real de tales piezas es 1.01%, probablemente se diría que se tiene una variación aceptable respecto de la norma. Sin embargo, si el número de defectos se acerca al 2%, es posible que la variación no será tolerable.
Finalmente, el sistema debe ser capaz de efectuar una acción correctiva y hacer los ajustes necesarios al proceso cuando se detecta una variación significativa. La clase de cambio aceptable dependerá de las características del sistema. En el ejemplo de la producción, cambios en el equipo o en el personal que utiliza ese equipo pueden ser necesarios. Sin embargo, la aceleración en el proceso de producción no sería apreciable. Los ajustes deben realizarse únicamente cuando sean requeridos. Hacer cambios innecesarios sería tan grave y tan costoso como dejar de hacer los necesarios. Por tanto, las Posibles correcciones a la línea de producción deben hacen, e sólo cuando la variación en los defectos sea significativamente discrepante de los estándares o normas.
La introducción de elementos de control en cualquier sistema, especialmente aquel que implica la interacción humana, puede llevar a una resistencia potencial a todo el procedimiento de control. A resistencia, que es una forma de comportamiento impropio o disfuncional (comportamiento que no contribuye a las metas de la organización) puede aminorar el valor del procedimiento de control. Por ejemplo, el agregar un nuevo sistema de control en la línea de producción posiblemente disgustaría a los empleados, y ocasionaría un trabajo de menor calidad y con mayor porcentaje dialectos
La información es necesaria para activar el proceso de control. Y también lo es la retroalimentación (o realimentación). Esta operación consiste en la información respecto al funcionamiento de un sistema, que es introducida o aplicada como entrada para ayudar al ajuste de las actividades del sistema.
Retroalimentación y ciclo de retroalimentación
Dos tipos de retroalimentación o realimentación (feekack) son importantes en las actividades del sistema, Y ambos están relacionados con el control de este último. La retroalimentación negativa es una del tipo correctivo que ayuda a mantener el sistema dentro de un margen crítico de operación, Y reduce las fluctuaciones de rendimiento respecto de las normas o estándares. La retroalimentación negativa se efectúa mediante un lazo o ciclo de control, un sensor detecta el efecto de la salida sobre el medio exterior; esta información es aplicada al sistema como entrada, y los ajustes necesarios se efectúan de acuerdo con las metas predeterminadas. El mecanismo automático de sensado o detección en el sistema operativo de un misil (o cohete) opera con base en una retroalimentación negativa para asegurar que el proyectil autopropulsado se mantenga en el curso debido. Si el cohete debe cambiar de dirección, una señal al mecanismo de control resultará en una corrección del curso o trayectoria.
Contrariamente a la retroalimentación negativa, que es de carácter correctivo, la retroalimentación Positiva refuerza la operación de un sistema, haciendo que continúe con el mismo rendimiento y sin alterar sus actividades. Un sistema de producción que recibe corno entrada una orden de la gerencia para continuar la producción de artículos a la misma velocidad que la semana pasada, estaría recibiendo retroalimentación positiva.
Los sistemas en la administración
Los principios de la teoría general de sistemas y del control de sistemas, tienen muchas aplicaciones en la administración de las organizaciones. Puesto que una entidad corporativa está continuamente interactuando con su entorno en los aspectos de mercadeo, abasto y regulación, es un sistema abierto. Dentro de la empresa hay subsistemas fácilmente identificables (por ejemplo, los sistemas de contabilidad, de producción y cualesquiera sistemas de información computadorizados). Sin embargo, todos los subsistemas deben interactuar con los otros sistemas de la empresa. Un sistema de información que abarque a toda la entidad corporativa es una red que recibe entradas v produce salidas para todas las partes de la organización. De la misma manera, un sistema de contabilidad proporciona a todas las partes de la organización información acerca de las operaciones y las actividades.
Típicamente, cualquier sistema o subsistema en una empresa es un sistema abierto. Sin embargo, las empresas a menudo desarrollan sistemas que se parecen a lo que han llamado anteriormente "sistemas cerrados`. Sistemas que tengan algunas aptitudes de autorregulación es decir, que sean sistemas parcialmente cerrados- pueden ser útiles en la administración. En la producción y en el control de procesos, por ejemplo, un sistema de control que vigile o monitoree continuamente las actividades de producción y haga los ajustes necesarios sin intervención humana puede ser muy deseable. Eliminando la necesidad de una constante intermediación humana pueden reducirse los costos de personal e incluso llevar al mejor control del proceso. Si se integran adecuadamente las computadoras al control, midiendo automáticamente el rendimiento y haciendo los ajustes necesarios, el trabajo puede efectuarse más eficazmente. En otras palabras, es conveniente un sistema de, control que contenga `una sucesión cerrada" de pasos para mantener el control de un sistema. Si un monitor se instala en la línea de conducción de un líquido para mantener un flujo constante a una presión constante, y si el sistema está programado para efectuar los necesarios ajustes a las válvulas, el sistema puede considerarse cerrado. Sin embargo, no lo es totalmente, La intervención humana todavía es necesaria cuando los monitores detectan condiciones inusitadas o imprevistas, o bien cuando falle un componente del sistema.
Muchos sistemas de inventario están diseñados teniendo en mente un sistema de control de ciclo cerrado. Por ejemplo, si una cantidad de existencias en almacén o una cantidad a reordenar se integran en el mecanismo de control del inventario, un programa de computadora en el sistema genera automáticamente una orden estándar siempre que el inventario alcance el nivel mínimo especificado. Como existe un monitoreo continuo en los niveles del inventario y un ajuste de las cantidades a ordenar, y como el sistema es capaz de emitir una orden de compra en forma automática, se dice que es casi cerrado, pues algún trabajo se puede Nevar a cabo sin la intervención humana. Sin embargo, los gerentes generales y de compras deben intervenir, por ejemplo, cuando la mercancía se pone a la venta, cuando grandes cantidades no usuales de un artículo deben ser ordenadas o cuando los artículos queden descontinuados. Cada una de estas situaciones, que no son raras en los procedimientos de control de inventario, requieren la intervención humana, y por lo tanto, afectan la integridad de un sistema cerrado.
El concepto de sistema de control de ciclo cerrado para la administración está recibiendo cada vez más atención. Los constantes adelantos en la tecnología han hecho posible que las tareas repetitivas y rutinarias de un administrador puedan ser automatizadas. Este tema reaparecerá frecuentemente en las descripciones que siguen.
Usos múltiples de la información
La información es un recurso valioso en cualquier sistema que esté en funciones, y el resultado de las actividades del proceso. Sin embargo, también es una entrada a los procesos de toma de decisión de los administradores, Por ejemplo, el procesamiento de un conjunto de datos de ventas, para producir análisis de las ventas, origina información referente al rendimiento. En este sentido, es la salida de un sistema de proceso. No obstante, también es utilizado por un gerente que debe determinar si una acción es necesaria para mejorar los niveles de las ventas. En este sentido, es una entrada. Una entrada sobre la cual se ha de actuar, un estímulo para la acción sobre alguna otra entrada y una salida de los procesos del sistema. La información es el núcleo central de todos los recursos en los circuitos de retroalimentación y ayuda a regular las actividades del sistema. La organización como sistema no podrá sobrevivir sin la existencia de la información.
Sistemas de información
Debido a las grandes necesidades de información de manera continua por parte de la empresa, a menudo es necesario desarrollar un subsistema para procesar y manejar la información como un recurso. Tal información, como se denominara en adelante debe ser capaz de proporcionar a la gerencia información para la toma de muchas decisiones necesarias en un en torno competitivo, como los que proporcionan reportes las conversaciones durante los descansos, los rumores o las noticias periodísticas.
Los conductos formales de información son una parte reconocida dentro del todo organizacional. Una descripción de este sistema incluye definir la función que desempeña, así como sus características técnicas y su rendimiento. Un tipo de conducto formal es un sistema de información de ventas, un sistema estructurado de personal, equipo y procedimientos diseñados para mantener un flujo ordenado de información referente a las actividades de mercadeo. El objetivo primario de éste y de cualquier sistema de información en una empresa es mostrar las relaciones significativas entre los factores que disminuirán las incertidumbres en los procesos y actividades del sistema. En el sistema de información de mercado, por ejemplo, los objetivos son mostrar las relaciones entre factores como características de la línea de productos, precios y niveles de publicidad, métodos de distribución y programas de ventas en su influencia sobre la venta de artículos o servicios específicos. Cada uno de los elementos básicos de un sistema está presente en un sistema de información de mercadeo. La entrada se tiene en la forma de datos acerca de cada uno de los factores descritos anteriormente e incluye informes respecto a variables internas (por ejemplo, políticas de la línea de productos, programas de promoción o publicidad, rendimiento de las ventas) y también respecto al entorno (por ejemplo, productos y precios de los competidores), u salida pueden ser los reportes elaborados por el sistema para analizar el desempeño o para mostrar cómo los cambios posibles en los precios o en las características del producto podrían influir en las ventas. Las interfaces están presentes en los límites; por ejemplo, los datos de contabilidad acerca de costos y utilidades se pueden incorporar en el sistema en la forma en que sean más provechosos para los procesos requeridos. Dentro de todo el sistema de información de mercado pueden existir otros subsistemas, tales como el sistema de procesamiento de transacciones, el sistema de archivo y el sistema de recuperación de los datos almacenados.
Muchas organizaciones han integrado los procesos de cómputo en sus sistemas de información con objeto de proporcionar un mejor apoyo a las decisiones de los administradores Esto no se debe confundir con la utilización de la computadora en el procesado común de las transacciones, que es típicamente la automatización de las actividades de oficina. La discusión se centra en los sistemas informáticos basados en el uso de computadora, ya que ésta es la dirección que sigue la mayoría de las organizaciones y que parece ser el tipo de sistemas de información más eficaz para las grandes empresas.
Los conductos formales de información son una parte reconocida dentro del todo organizacional. Una descripción de este sistema incluye definir la función que desempeña, así como sus características técnicas y su rendimiento. Un tipo de conducto formal es un sistema de información de ventas, un sistema estructurado de personal, equipo y procedimientos diseñados para mantener un flujo ordenado de información referente a las actividades de mercadeo. El objetivo primario de éste y de cualquier sistema de información en una empresa es mostrar las relaciones significativas entre los factores que disminuirán las incertidumbres en los procesos y actividades del sistema. En el sistema de información de mercado, por ejemplo, los objetivos son mostrar las relaciones entre factores como características de la línea de productos, precios y niveles de publicidad, métodos de distribución y programas de ventas en su influencia sobre la venta de artículos o servicios específicos. Cada uno de los elementos básicos de un sistema está presente en un sistema de información de mercadeo. La entrada se tiene en la forma de datos acerca de cada uno de los factores descritos anteriormente e incluye informes respecto a variables internas (por ejemplo, políticas de la línea de productos, programas de promoción o publicidad, rendimiento de las ventas) y también respecto al entorno (por ejemplo, productos y precios de los competidores), u salida pueden ser los reportes elaborados por el sistema para analizar el desempeño o para mostrar cómo los cambios posibles en los precios o en las características del producto podrían influir en las ventas. Las interfaces están presentes en los límites; por ejemplo, los datos de contabilidad acerca de costos y utilidades se pueden incorporar en el sistema en la forma en que sean más provechosos para los procesos requeridos. Dentro de todo el sistema de información de mercado pueden existir otros subsistemas, tales como el sistema de procesamiento de transacciones, el sistema de archivo y el sistema de recuperación de los datos almacenados.
Muchas organizaciones han integrado los procesos de cómputo en sus sistemas de información con objeto de proporcionar un mejor apoyo a las decisiones de los administradores Esto no se debe confundir con la utilización de la computadora en el procesado común de las transacciones, que es típicamente la automatización de las actividades de oficina. La discusión se centra en los sistemas informáticos basados en el uso de computadora, ya que ésta es la dirección que sigue la mayoría de las organizaciones y que parece ser el tipo de sistemas de información más eficaz para las grandes empresas.
Sistemas de información y control organizacional
La administración en cualquier sistema de organización opera sobre la base de la información que tiene acerca de sus entornos interno y externo. Esto se verifica ya sea que uno se refiera a la administración de alto nivel, a la administración financiera o a la administración de mercadotecnia y ventas. La información que tienen las personas que deciden es lo que genera las decisiones referentes a las actividades presentes y futuras de la organización o subsistema de su consideración. Para todos los administradores, las decisiones respecto al control de las actividades y de los procesos son crucialmente importantes.
La administración consiste en el uso de información para tomar decisiones. La mayoría de los dirigentes empresariales tienen muchas fuentes de información pero a menudo emplean únicamente algunas de ellas. Puesto que la información utilizada en una decisión particular puede afectar de manera significativa a la operación futura de la empresa, es vital que sea la mejor y la más apropiada información disponible.
Los tomadores de decisiones deben ponderar tres factores globales. Deben conocer el estado del sistema, los posibles cambios en ese estado Y qué efectos podrían tener sus decisiones sobre el sistema.
En resumen, Un sistema es un conjunto de elementos relacionados. Un sistema puede ser físico o abstracto, pero su función es lograr un objetivo o una meta. Todos los sistemas están constituidos por un grupo de elementos, entorno, límites, entrada y salida, y componentes. Los sistemas que interactúan con el medio circundante por medio de entradas y salidas son sistemas abiertos; los que no interactúan con tal entorno son sistemas cerrados. Se pueden identificar diferentes tipos de entrada y salida, pero el principal objetivo de cualquier interacción con el medio circundante es fomentar la adaptación, de manera que el sistema pueda preservar su existencia.
La administración consiste en el uso de información para tomar decisiones. La mayoría de los dirigentes empresariales tienen muchas fuentes de información pero a menudo emplean únicamente algunas de ellas. Puesto que la información utilizada en una decisión particular puede afectar de manera significativa a la operación futura de la empresa, es vital que sea la mejor y la más apropiada información disponible.
Los tomadores de decisiones deben ponderar tres factores globales. Deben conocer el estado del sistema, los posibles cambios en ese estado Y qué efectos podrían tener sus decisiones sobre el sistema.
En resumen, Un sistema es un conjunto de elementos relacionados. Un sistema puede ser físico o abstracto, pero su función es lograr un objetivo o una meta. Todos los sistemas están constituidos por un grupo de elementos, entorno, límites, entrada y salida, y componentes. Los sistemas que interactúan con el medio circundante por medio de entradas y salidas son sistemas abiertos; los que no interactúan con tal entorno son sistemas cerrados. Se pueden identificar diferentes tipos de entrada y salida, pero el principal objetivo de cualquier interacción con el medio circundante es fomentar la adaptación, de manera que el sistema pueda preservar su existencia.
5.5.2 Caracteristicas
Los sistemas constan de componentes, algunos de los cuales pueden ser otros sistemas o subsistemas. Por lo tanto, se consideran niveles de sistemas, 0 sistemas dentro de otros. En muchos sistemas es posible identificar varios niveles de subsistemas.
En todos los sistemas, sin que importe su tipo, el control es una consideración vital. El control es el proceso de evaluar un funcionamiento actual y hacer los ajustes necesarios para asegurar que el sistema continúe hacia su meta predeterminada. Los elementos esenciales del control incluyen una meta u objetivo, un medio para medir el rendimiento, un medio para comparar el rendimiento con las normas o estándares; y una forma de corregir o ajustar el desempeño. a retroalimentación o realimentación y los sistemas o métodos respectivos son factores importantes del funcionamiento y control de un sistema.
El concepto de sistemas, así como el proceso de control, es importante para toda administración. Ciertamente, una organización suele considerarse como un sistema con un gran número de subsistemas y una meta u objetivo común. Estos subsistemas deben estar entrelazados y regulados para lograr la meta de la organización, la información y un sistema para comunicar la información son importantes en este proceso. Los sistemas de información proporcionan conocimiento respecto a los entornos interno y externo, y ayudan al administrador en la toma de decisiones que afectan la existencia continua v el desempeño de la organización. Los sistemas y la información son conceptos centrales en todos los análisis Y descripciones que siguen.
Los sistemas para el apoyo de decisiones, como el MIS, son herramientas de control. Respaldan la toma de decisiones y la administración auxiliar, si bien no reemplazan a los gerentes o sus juicios. En este capítulo se examina el papel y la estructura de los sistemas de apoyo a las decisiones. También estudiaremos los sistemas expertos, otro tipo de sistema automatizado que comparte algunas de las características de los sistemas de apoyo de decisiones a la vez que tiene características únicas. Al final, usted conocerá el cambiante papel de los sistemas de información por computadora en la toma de decisiones con respecto a situaciones que no se encuentran bien estructuradas.
En todos los sistemas, sin que importe su tipo, el control es una consideración vital. El control es el proceso de evaluar un funcionamiento actual y hacer los ajustes necesarios para asegurar que el sistema continúe hacia su meta predeterminada. Los elementos esenciales del control incluyen una meta u objetivo, un medio para medir el rendimiento, un medio para comparar el rendimiento con las normas o estándares; y una forma de corregir o ajustar el desempeño. a retroalimentación o realimentación y los sistemas o métodos respectivos son factores importantes del funcionamiento y control de un sistema.
El concepto de sistemas, así como el proceso de control, es importante para toda administración. Ciertamente, una organización suele considerarse como un sistema con un gran número de subsistemas y una meta u objetivo común. Estos subsistemas deben estar entrelazados y regulados para lograr la meta de la organización, la información y un sistema para comunicar la información son importantes en este proceso. Los sistemas de información proporcionan conocimiento respecto a los entornos interno y externo, y ayudan al administrador en la toma de decisiones que afectan la existencia continua v el desempeño de la organización. Los sistemas y la información son conceptos centrales en todos los análisis Y descripciones que siguen.
Los sistemas para el apoyo de decisiones, como el MIS, son herramientas de control. Respaldan la toma de decisiones y la administración auxiliar, si bien no reemplazan a los gerentes o sus juicios. En este capítulo se examina el papel y la estructura de los sistemas de apoyo a las decisiones. También estudiaremos los sistemas expertos, otro tipo de sistema automatizado que comparte algunas de las características de los sistemas de apoyo de decisiones a la vez que tiene características únicas. Al final, usted conocerá el cambiante papel de los sistemas de información por computadora en la toma de decisiones con respecto a situaciones que no se encuentran bien estructuradas.
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