martes, 17 de marzo de 2009
FACTORES A EVALUAR EN UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA SEGÚN DIVERSOS AUTORES:
a) William P. Leonard:
Según este autor define a la auditoría administrativa de la siguiente manera:
“Es el examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanes y físicas” .
El enfoque de Leonard (Management Audit 1960)
Propósito y Finalidades.
De acuerdo con Leonard, cuya magnífica obra nos servirá de soporte, el propósito y las finalidades de la auditoría administrativa, son sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualesquiera de los elementos examinados e indicar, a la vez, posibles mejoras en las operaciones.
El propósito perseguido es revisar y evaluar métodos y actuación en todas las áreas, sin excepción. Los factores a evaluar son las perspectivas económicas, la estructura orgánica, el cumplimiento de las políticas y procedimientos, los métodos de protección sobre los bienes, causas de variación con respecto a las metas fijadas, etc.
La auditoría administrativa es la medicina preventiva que la alta gerencia usa para mantener íntegra la salud del organismo empresario y salvaguardarlo de desperdicios, mal planeamiento, métodos inadecuados y cualesquiera otras prácticas inconvenientes, que una investigación y evaluación puedan hacer resaltar.
La auditoría administrativa, servicio especializado para administración
De acuerdo con el enfoque amplio de Leonard, la naturaleza de las tareas de la auditoría administrativa es tal, que se convierte en un servicio especializado prestado a la” dirección superior”, distinto de cualquier otro tipo de asesoramiento.
Al realizar el análisis detallado de la empresa a través de todas las funciones
examinadas, empleando siempre el método científico, el auditor administrativo se convierte en una de las pocas personas de la empresa que conoce, desde un punto de vista independiente, las más profundas habilidades y métodos de varios departamentos. La dirección superior puede, de tal manera, volverse sobre otras materias y descargarse de funciones que, de otra forma, debería cumplir por sí. En otras palabras se trata de un verdadero servicio de consultoría de dirección perteneciente a la empresa.
Alcance de la auditoría administrativa
Su alcance es total, sin ninguna duda, puede comprender una determinada función o actividad, un departamento o grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o la empresa en su totalidad.
En el mismo sentido, las áreas de investigación pueden incluir una apreciación de los métodos de pronosticación, planeación de entregas, medidas de actuación, costos de ingeniería, de proyectos, estimación y fijación de precios, comunicaciones, equipos electrónicos de procesos de datos, efectividad de los directivos involucrados.
Como ya se habrá advertido, todo lo anterior implica prácticamente cubrir en forma integral el área del control interno administrativo u operativo, o sea, el campo de la función control de la dirección superior.
Factores a revisar y evaluar
Los elementos o factores en los métodos de administración que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación son los siguientes:
ü Planes y objetivos
ü Estructura orgánica
ü Políticas y prácticas
ü Sistemas y procedimientos
ü Métodos de control
ü Medios de operación
ü Potencial humano y elementos físicos empleados
Una apreciación general de los métodos y campo de acción, así como el dominio total de la auditoría administrativa lo tenemos en:
1.Planes y objetivos:
Una de las mayores deficiencias en numerosas empresas es la que la administración no da pleno cumplimiento a los principios de organización.
En muchas empresas, las deficiencias se descubrirán por falta de una completa y clara estipulación de objetivos y la carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento de planes razonables, encaminados al logro de las metas fijas.
Antes de que auditor pueda valorar la eficiencia de una operación, es necesario entender bien los planes y objetivos generales de la empresa.
2. Estructura orgánica
En el establecimiento y operación de una empresa es vital una planeación constante de la estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Las deficiencias en la estructura orgánica son comunes en muchas empresas, por ejemplo:
a) estructura mal proyectada para satisfacer necesidades específicas de la empresa.
b) Funciones no coordinadas y controladas
c) Falta de delegación y autoridad y responsabilidad en forma apropiada
d) Personal no calificado en puestos clave
e) Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes
Al revisar un organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si refleja o no la situación verdadera, actual, de las funciones orgánicas. Debe analizar cada uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y responsabilidad adecuadamente.
3. Políticas
Las políticas son esenciales para una administración eficaz. Determinar las intenciones de la dirección y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos
Las políticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente te sirven para uniformar y coordinar a toda la organización.
Un aspecto muy importante es que la política esté claramente expuesta. La expresión, de una política es necesaria para la toma de decisiones de producción, finanzas, personal, compras, crédito, ventas, etc.
La evaluación de la política de ventas involucrará calidad, diseño, estilo, número y variedad de productos.
4.Sistemas y procedimientos
A l examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en cuenta su propósito y su forma y decidir sobre sus méritos respecto a la forma en que sirve a la empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso y entorpecer operaciones.
Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento esté proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se está haciendo, dónde, cómo , cuándo y por quién; cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado.
5. Métodos de control
En todo renglón de comercio, industria, servicio, se encuentran métodos de control en pleno funcionamiento. Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada. Todo método de control, dentro de una empresa, comprende la comparación del desempeño real contra el esperado, trátese de objetivo, norma, etc.
El control deficiente puede ser resultado de errores en los registros y procedimientos, de una falta de observancia de los sistemas de supervisión, o de normas de administración insuficientes.
Para que exista un control eficaz en cualquier actividad, tiene que haber una medición continua y detallada de la realización de la misma. Esto es cierto sobre todo tratándose de operaciones, costos, métodos, productos, sueldos y salarios.
El auditor está obligado a efectuar un estudio, tanto de los registros como del procedimiento, y siempre que sea necesario, hacer las recomendaciones oportunas para que se efectúen revisiones.
6. Formas de operación
Es igualmente importante un constante examen, análisis y evaluación de los medios de operación. Por lo que respecta a mano de obra hay que determinar la fuerza de trabajo básico.
Con objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa comercial debe planear y determinar su línea de mercancías y existencias, mantener normas de calidad, planear las promociones de ventas, publicidad, venta directa y supervisión, etc.
En una empresa de tipo industrial, los problemas son mantener una tasa adecuada de producción, la que requiere una planeación de lo que va a producir, la compra y control de materiales, su recepción y almacenamiento, métodos y normas de producción, control de calidad, embarque, etc.
Las organizaciones que proporcionan servicios tienen como preocupación la rapidez y calidad de la operación, y la capacidad de asimilación de más trabajo.
La operación de toda empresa implica mantener una adecuada relación entre las diversas funciones, para conseguir mejores resultados.
Otros factores son los cambios en la economía del país, ya que afectan la operación de la empresa.
En todo tipo de empresa existe la necesidad de evaluar políticas y prácticas de personal. Esta evaluación comprende una revisión para determinar la capacidad y los puntos débiles y fuertes de la gente.
Para ello el auditor llevará un examen de las condiciones de trabajo, programas de adiestramiento, evaluación del trabajo, calificación de méritos, desarrollo de actividades.
Evaluación del personal directivo
Leonard dedica todo capítulo de su obra (cap.11) a explicar la manera en que podría realizarse la evaluación de la actuación de personal directivo, lo que muestra nuevamente el alcance amplio, totalizador, de su enfoque.
Herramientas y técnicas de la auditoría administrativa
Leonard enuncia, entre otras, 21 técnicas de auditoría administrativa. La simple mención de algunas de ellas, tales como gráficas de organización, gráficas de proceso, gráficas de distribución de formas, simplificación del trabajo, investigación de operaciones, etc. Demuestran cabalmente que Leonard vislumbra la auditoría administrativa como un servicio de asesoramiento integral a la dirección de la empresa.
Método de William P. Leonard.
1. Estudio preliminar
2. Programa de auditoría
3. Investigación
4. Análisis, interpretación y síntesis
5. Preparación del informe
6. Discusión con los directamente afectados
7. Informe final a la dirección
8. Revisión sistemática
b) J. Fernández Arena
Según este autor define a la auditoría administrativa de la siguiente manera:
“es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los integrantes de la institución” .
Enfoque de Fernández Arena (1972)
Este autor propone la realización de la auditoría administrativa combinando un análisis de los objetivos, de los recursos y del proceso administrativo.
Esquema de estudio
El esquema de estudio comprende:
1. Los objetivos de la empresa.
ü económico
ü de servicio
ü social
2.La dirección ( en sus niveles existentes)
3.Los recursos ( en su consideración de organización e integración)
ü humanos
ü materiales
ü técnicos
4.El proceso administrativo
ü planeación
ü implementación
ü control
Existencia de objetivos:
ü de servicio: que son los que se enfocan a satisfacer las necesidades de los consumidores, ofreciendo buenos productos o servicios.
ü Social: protección de los intereses económicos personales y sociales de los empleados y obreros de la empresa, del gobierno y de la comunidad, logrando la satisfacción de estos grupos mediante buenas relaciones humanas y públicas.
ü Económico: protección de los intereses económicos de la empresa, de sus acreedores y sus accionistas, logrando la satisfacción de este grupo mediante la obtención de utilidades.
La dirección:
Parte muy importante y que es la esencia de la administración . Función ejercida por los niveles jerárquicos más altos de la empresa, quienes se encargan de revisar los avances de la empresa enfocados en cuanto a los objetivos, basando su análisis en el desarrollo de las políticas.
Los recursos:
La organización esboza la estructura que persigue la utilización equilibrada de los recursos:
a)humanos (empleados, obreros)
b)materiales (dinero, instalaciones)
c)técnicos (sistemas y procedimientos)
Por su parte, la integración dota a la estructura de las partes necesarias de acuerdo con el esquema de la organización, por lo que obtendrá buenos empleados, fondos suficientes y su adecuada inversión y sistemas o procedimientos acordes con la magnitud de la empresa.
Como resultado de la organización, la empresa quedará fragmentada en funciones dentro del concepto general administrativo .
El proceso administrativo:
Los objetivos institucionales y el mecanismo de operación requieren del proceso administrativo, que consistirá en planear, implementar, controlar.
Definición de auditoría administrativa
de acuerdo con Fernández Arenas
Primer grupo
Segundo grupo
Tercer grupo
Cuarto grupo
Quinto grupo
Para William P. Leonard y Fernández Arenas:
ETAPAS
WILLIAM P. LEONARD
FERNANDEZ ARENAS
I
Planes y objetivos:
Suficientes
Claros
Reales
Razonables
Lógicos
Control de Políticas
*Políticas
II
Estructura de la empresa
Producción y servicios:
*instalaciones
*equipo
*distribución del personal
*estándares
*transformación
III
Políticas y sistemas
Comercialización:
*necesidades
*tipos de mercado
*satisfactores
*canales de distribución
*marcas, empaque
*publicidad y promoción
IV
Métodos de control
Relaciones Humanas:
*análisis de puestos
*valuación de puestos
*requisitos de ingreso
*encuesta
*entrenamiento
*contratación
*seguridad e higiene
*actividades deportivas
V
Recursos Humanos.
*horario de trabajo
*faltas
*vacaciones
*sueldo
promoción y servicio médico
Finanzas:
*Ingresos
*Egresos
*Inversiones
*Capital de trabajo
*Activos y pasivos
VI
Estándares y medición de resultados
Contabilidad:
*Sistemas de contabilidad
*Catálogo de cuentas
*Presentación del informe
VII
Auditoría Interna:
Control de activos
Control de pasivos
Control de cuentas de capital
Control de resultados
VIII
Servicios Grales.:
*vigilancia
*mantenimiento
*limpieza
c) Para los siguientes dos autores que aplican la Auditoría Administrativa : RAGAZZONI Y GRAVISNKY
ETAPAS
RAGAZZONI
GRAVINSKY (ANÁLISIS FACTORIAL)
I
*Definición del estudio a realizar
*Diagnóstico administrativo
*Definición de los objetivos
*Alcance de la auditoría
*Personal necesario
*Programación del personal
*Definición de técnicas a utilizar
*Aprobación del programa de auditoría
Medio Ambiente:
*físico
*político
*económico
II
Exámen:
*entrevista con responsables
*aplicación de técnicas de la auditoría
*captación de la información
*revisión de la información captada
*captación de opiniones y sugerencias
Política y dirección:
*política de empresa
*organización para las operaciones
*organización para la supervisión
III
Evaluación :
*análisis de información captada
*jerarquización de observaciones
*planteamiento de recomendaciones
*discusión de las observaciones
Productos y procesos:
*Productos
*Procesos
*Diagrama de procesos
*Organización de la producción
*Productividad
IV
Presentación del informe:
*Elaboración del informe final
*Presentación del informe al director general
*Presentación del informe a los responsables de la unidad auditada
Financiamiento:
*Fuentes de financiamiento
*Política de financiamiento
*Fondos
V
Factores -subfactores:
Elemento I
Planeación
*planes de trabajo
*objetivos
*políticas
Medios de producción:
*política de inversión
*servicios externos
*servicios internos
VI
Elemento II
Organización:
*organigrama
*manual de organización
*utilización de recursos
Fuerza de trabajo:
*política de empleo de personal
*personal ocupado
*relaciones industriales
VII
Elemento III
Dirección:
*delegación
*comunicación
*supervisión
Suministros:
*política de compras
*métodos de compra
*investigación de abastecimiento
VII
Elemento IV
Control:
*sistemas y procedimientos administrativos
*manual de operación
*medición de resultados
Ahora mencionaremos a estos cuatro autores, como se muestran las siguientes tablas en cuanto a sus :
Alcances y Limitaciones:
William P. Leonard
Fernández Arenas
Ragazzoni
Gravisnky (análisis factorial)
La auditoría admva. Se puede aplicar a una función específica , a un departamento o a un grupo de divisiones de la empresa en su totalidad
Se aplica a toda la empresa, a un grupo o departamentos, divisiones o a una función específica
Se puede aplicar a una función específica, a un departamento o a toda la empresa
Se puede aplicar a toda la empresa ya que se enfoca a los aspectos más generales, además en este modelo se logra la relación con el medio ambiente
COMO EVITA LA INEFICIENCIA EN LA EMPRESA
William P. Leonard
Fernández Arenas
Ragazzoni
Gravisnky (análisis factorial)
La auditoría admva.
Como instrumento de evaluación elimina las ineficiencias y propone soluciones al problema.
Así, puede elaborar programa preventivos y correctivos en la organización y puede evitar la ineficiencia
Al estar basada la auditoría en el proceso admvo. Cubre todas las funciones de la empresa, pudiendo de esta forma prevenir y corregir los errores, logrando así la satisfacción de los objetivos
Propone soluciones a los problemas encontrados con la auditoría
Cubre todos los aspectos de la empresa por lo que, al elaborar un análisis detallado, se logra abarcar todas la empresa y puede eliminar las deficiencias de la organización
VENTAJAS
William P. Leonard
Fernández Arenas
Ragazzoni
Gravisnky (análisis factorial)
Se puede hacer un análisis minucioso a las funciones a evaluar
Se realiza un examen para determinar las áreas de estudio a evaluar
Cada factor a evaluar involucra toda la empresa o un área determinada
Se puede aplicar a cualquier institución no importando su giro
Abarca todo el proceso administrativo
proporcionando una visión general de la organización
Analiza el presente de la organización y lo proyecta hacia el futuro
Se aplica el proceso administrativo
Se realiza en toda la empresa o área determinada
Analiza factores importantes de la empresa
Considera el medio ambiente en la auditoría
Se aplica a toda la empresa en gral.
Abarca las principales área de actividad en la empresa
INFORME
IMPORTANCIA
William P. Leonard
Fernández Arenas
Ragazzoni
Gravinsky (análisis factorial)
Es importante porque aquí se recopilan los aspectos
Fundamentales de la auditoría
Es importante porque aquí se compila la información obtenida y las conclusiones de la auditoría
El informe nos presenta el diagnóstico de la empresa
Su importancia radica en que nos muestra en forma escrita el desarrollo y conclusiones de la auditoría
CONTENIDO
William P. Leonard
Fernández Arenas
Ragazzoni
Gravisnky (análisis factorial)
a) Finalidad y alcance
a) Puntos sobresalientes
b) Aspectos comentados con el supervisor
c) Prácticas corrientes
d) Discusión,
Comentarios
e) Recomendaciones
f) Ilustraciones
a) Explicación de la metodología empleada y sus limitaciones
b) Definición de la auditoría administrativa
c) Tratamiento breve , conciso, con la información esencial sobre las recomendaciones
a) propósitos y alcance
b) aspectos principales
c) diagnóstico preeliminar
d) diagnóstico de la empresa
e) conclusiones
a) objetivo
b) aspectos fundamentales
c) diagnóstico de empresa
d) recomendaciones
TIPOS DE INFORME
William P. Leonard
Fernández Arenas
Ragazzoni
Gravisnky (análisis factorial)
a)Verbales
b)En forma de memorándum, cartas, cuestionarios, rutinas especiales
c)Informales y técnicos
d)Largo Plazo
a)Verbales
b)Escritos
c)Informales
a)Verbales
b)Escritos
c)Informales y escritos
a)Verbales
b)Escritos
PRESENTACION DEL INFORME
William P. Leonard
Fernández Arenas
Ragazzoni
Gravisnky (análisis factorial)
1. Propósitos y alcances
2. Aspectos fundamentales
3. Problemas discutidos con la supervisión
4. Prácticas comunes
5. Discusión o comentarios
6. Recomenda-
ciones
7. Anexos
1. Apreciación crítica de coordinación de los niveles
2. División departamental
3. Evaluación de la empresa
4. Recomendaciones
5. Lenguaje sencillo
6. Contenido del trabajo
7. Forma
1. Preparación de documentos
2. Señalamiento de los hallazgos
3. Desarrollo de los hallazgos
4. Acuerdo de diferentes opiniones sobre cada paso
5. Estimulación de decisiones
6. Declaración de personas responsables
0 comentarios:
Publicar un comentario