TEMA 6.2 ETAPAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

martes, 17 de marzo de 2009

6.2 ETAPAS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

El proceso de la Auditoría Administrativa requiere, para su desarrollo, de cuatro etapas:

² Planeación
² Examen
² Evaluación
² Presentación

2.1. Planeación

La planeación de la auditoría es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas.
La finalidad de la planeación consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de éstos no limiten el curso de acción a seguir en pro de los objetivos esperados.

En la planeación, el auditor debe considerar entre otros, los siguientes puntos:

Características particulares de la empresa.
Finalidad de los trabajos
Secuencia de su desarrollo
Estimación de tiempos, para estimación de cada trabajo
Determinación del personal que intervenga
Determinación de las técnicas que se utilizarán
Determinación de medios materiales
Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará.


La información se captará por medio de los manuales de organización y operación, catálogo de formas, proyectos, fundamento legal que norme y regule el desarrollo del trabajo, planes y programas, informes emitidos por la unidad, etc. Todo esto con el objeto de contar con elementos que, además de dar un conocimiento general de la unidad a auditar, sirvan de base para la elaboración del programa específico de revisión.

Es importante que se considere que el personal cuente con capacidad y gran madurez en los problemas que se piensan auditar, y en caso de que surjan aspectos técnicos especializados, contar con técnicos especializados a nivel de asesoría, para comprender el problema y obtener resultados concretos.

2.2. Examen :

Prácticamente en esta etapa es en donde da comienzo la auditoría, puesto que se inicia con la ejecución de los programas para obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio.

El examen se inicia con la presentación que debe hacer el responsable de la unidad, del personal que participará en la auditoría, planteando el objetivo y alcance del estudio.

En dicha presentación debe hacerse especial énfasis en los fines y aspectos constructivos de la auditoría, indicando que el resultado que arroje la revisión, cualquiera que sea, será en beneficio del área auditada.

En esta etapa (examen) es en donde se aplican las técnicas de investigación (encuesta de opinión, cuestionarios y observación directa), para la captación y análisis de la información, documentación, formas y aspectos operativos, a saber.

En cuanto a técnicas de investigación las más utilizadas y aceptadas son.
Encuestas:
-cuestionarios
-entrevistas
*estilos
*técnicas

Interpretación de documentos
-verificación
-observación


2.3. Evaluación

Terminada la investigación, el auditor procederá a formular sus conclusiones, atendiendo el siguiente orden:
-Concentración de los datos obtenidos en la investigación
-Clasificación de los datos
-Evaluación de resultados
-Determinación de la solución

Concentración de los datos obtenidos en la investigación:

El auditor procederá a hacer una recopilación de todos aquellos datos contenidos en las informaciones escritas o verbales que le fueron proporcionadas, así como los papeles de trabajo elaborados en las investigaciones efectuadas, a fin de proceder en su clasificación.


Clasificación de los datos obtenidos:

La clasificación de los datos tiene por objeto facilitar el mecanismo para proceder a la evaluación de resultados, por lo que el auditor procederá a agruparlos de tal manera, que le sirvan de guía para formular sus conclusiones.

Evaluación de los resultados:

Los datos contenidos en los informes de que hablamos en el párrafo anterior, así como sus apreciaciones personales, serán los determinantes para que el auditor haga una justa evaluación de las situaciones y problemas investigados. Requisito que debe llenar satisfactoriamente, a fin de considerar los problemas importantes y que, consecuentemente, merecen mayor atención para una correcta solución.

Las observaciones y recomendaciones son la parte medular del trabajo del auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones, contrae una responsabilidad, ya que éste puede repercutir positiva o negativamente, según el caso , en las operaciones de la empresa, así como a todos los organismos y grupos sociales que tienen relación con la misma.

2.4. Presentación

Informe es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un encargo.
Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que en esta forma queda constancia de su labor. Por otra parte, el informe escrito es prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de su trabajo.

La presentación y contenido del informe debe reunir, entre otros los siguientes requisitos:

-Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa.
-Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes, motivando la acción correspondiente.
-Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado.
-El informe, según el caso, deberá acompañarse de todos aquellos documentos formulados como resultado de los trabajos, tales como . gráficas, instructivos, formas ,etc.


Etapas/Proceso
Diagnóstico Preeliminar
Auditoría Administrativa
Seguimiento administrativo
1. Planeación
1.1Objetivo: determinar las áreas afectadas del organismo que requieren de una revisión detallada, para dar prioridad a la problemática de mayor relevancia a nivel de resultados
1.2 Alcance: abarca todas las áreas que estructuran al organismo
1.3 Programa particular: se formulará con base a una investigación
1.1Objetivo: Profundizar en cada área mediante el análisis y evaluación constructivo de su funcionamiento, con relación a las funciones de la administración. Plantean las alternativas de solución por cada observación detectada.
1.2.Alcance: solamente las áreas que como resultado del diagnóstico presenten problemática de trascendencia
1.3Programa particular: se diseñará con base en las áreas problema
1.1.Objetivo: corroborar la solución de la problemática detectada en la auditoría, como resultado de la implantación de las recomendaciones.
1.2. Alcance: Aquéllas áreas donde se detectaron observaciones y se plantearon recomendaciones de solución.
1.3. Programa Particular: se elabora de acuerdo a los resultados de la auditoría
2. Examen
2.1. Puestos tipo que comprende: desde el primer nivel, hasta niveles intermedios de supervisión
2.2. Técnicas y medios a utilizar:
Técnicas de investigación:
Encuestas con:
*cuestionarios
*entrevistas
Observación directa:
*Investigación documental
*De hechos y registros
-Cuestionarios de diágnostico adjetivo
-Carpeta de papeles de trabajo


2.1. Puestos tipo que comprende:
Desde el primer nivel hasta el último puesto tipo que abarque el o las áreas a auditar
2.2 Técnicas y medios a utilizar:
-Análisis funcional
-Análisis operacional
-Análisis de la actitud
-Análisis de la productividad
-Análisis de la demanda
-Análisis de las condiciones de trabajo
2.2. Técnicas y medios a utilizar:
-Técnicas de investigación
-Guías de seguimiento administrativo
-Carpeta de papeles de trabajo
3. Evaluación
3.1. Pasos de la etapa de evaluación:
-Comprobación y análisis de la información captada
-Jerarquización de observaciones
-Evaluación de observaciones de acuerdo a la guía
3.1. Pasos de la etapa de evaluación:
-Comprobación y análisis de la información captada
-Jerarquización de observaciones
-Evaluación de observaciones
-Discusión de observaciones
3.1 Pasos de la etapa de evaluación:
Comprobación y análisis de los beneficios, resultados de las recomendaciones sugeridas.
-Jerarquización de observaciones
-Evaluación de las observaciones
4. Presentación
4.1. Informe de diagnóstico
4.1. Informe de auditoría
4.1 Informe de seguimiento


Programa de Trabajo para la práctica de una Auditoría Administrativa

Etapas:
El desarrollo de la Auditoría Administrativa comprenderá las siguientes etapas:

Primera Etapa
Planeación :

a) Definición del estudio a desarrollar
b) Diagnóstico administrativo.
· Elaboración del programa de diagnóstico
· Aprobación del programa
· Desarrollo del diagnóstico
c) Definición del objetivo
d) Alcance específico de la auditoría
e) Determinación del personal necesario
f) Programación del tiempo estimado
g) Definición de las técnicas y herramientas a utilizar
h) Aprobación del programa de auditoría

Segunda Etapa

Examen :

a) Entrevista con los responsables de :


con el objetivo de indicarles el seguimiento a la atención de las áreas de problemática más relevante.
b) Aplicación de técnicas de Auditoría Administrativa
c) Captación de la documentación necesaria (organigramas, manuales, instructivos, formato, etc).
d) Revisión, complementación y depuración de la información captada
e) Captación de opiniones y sugerencias

Tercera Etapa
Evaluación :

a) Análisis y evaluación de la información captada
b) Jerarquización de observaciones
c) Planteamiento de las recomendaciones
d) Discusión de las observaciones

Cuarta Etapa

Presentación :

a) Elaboración del informe final
b) Presentación del informe final al director general y subdirector de auditoría
c) Presentación del informe final a los responsables de la unidad auditada

Desarrollo del programa


Planeación :

a) Definición del estudio
Llevar a cabo una auditoría administrativa en :

b) Diagnóstico administrativo
· Elaboración del programa de trabajo
· Aprobación del programa
· Desarrollo del diagnóstico
c) Definición del objetivo:
Describir deficiencias e irregularidades referentes a la estructura, objetivos, políticas, reglamentos, sistemas, procedimientos y controles operativos así como en la utilización y aprovechamiento de los recursos humanos y materiales que impidan el cumplimiento de los objetivos de :


Definiendo las alternativas de solución pertinentes
d) Alcance específico de la auditoría
La magnitud de la auditoría comprenderá:




e) Determinación del personal necesario
Se ha considerado la necesidad de los siguientes elementos para la realización del presente estudio con las siguientes funciones:



f) Programación del tiempo estimado
Se estima que la presente auditoría, se realizará en ______ días hábiles .
g) Definición de las técnicas a utilizar y medios:
Las técnicas a utilizar son las siguientes:
· Análisis funcional
· Análisis operacional
· Análisis de la actitud
· Análisis de las condiciones de trabajo, etc.

Mediante el uso de las siguientes herramientas:

· Guía de auditoría
· Cuestionario de auditoría administrativa
· Cuestionario específico por área
· Cuestionario funcional
· Cuestionario de análisis de procedimientos
· Cuestionario de análisis de formas
· Cuestionario de análisis de las condiciones de trabajo
· Cuestionario de técnica proyectiva